ホテル事業者必見 宿泊客とのメールのやり取りで使える文例集

近年ますます増加するインバウンド。

それに伴い、ホテルや旅館、BnB等、宿泊施設も多様化しています。ホテルや旅館事業者にとって、お客様問い合わせの多言語対応は、増え続ける外国人観光客に対するおもてなしの第一歩とも言えます。

そこで、外国人のお客様からの問い合わせ対応に関する典型例を、日英二ヶ国語で紹介してみようと思います。もちろん紹介例を編集することで、よりきめ細かなメール文例を作成することできるので、是非お役立てください。

 

ホテル事業者向けメール文例集

 

予約のキャンセル対応

日本語 英語
***様

お世話になっております。ご予約のキャンセルにつきましてご連絡いただき、ありがとうございます。以下のご予約について、キャンセルを承ります。

予約番号:

お名前:

人数:

部屋数:

部屋タイプ:

チェックイン日:

チェックアウト日:

宿泊日数:

合計料金:

 

キャンセル日時は*月*日のため、全額を返金いたします。

キャンセル日時は*月*日のため、キャンセル料が発生いたします。キャンセル料を除いた***円を返金いたします。

 

またのご利用、お待ち申し上げます。

Dear Mr. / Ms. ***,

Thank you for letting us know about your cancellation. The following room has been canceled:

 

Reservation No.:

Guest name:

No. of guests:

No. of rooms:

Room type:

Check-in date:

Check-out date:

No. of nights to stay:

Total payment:

 

The date of your cancellation is May 17, 2019, so that your payment will be fully refunded.

The date of your cancellation is May 24, 2019, so that you will receive *** yen from which the cancellation fee is deducted.

 

We hope you will stay at our hotel soon.

 

予約の変更対応

日本語 英語
***様

お世話になっております。ご予約の変更をご連絡いただき、ありがとうございます。ご希望の内容で、以下の変更を承ります。

予約番号:

変更内容:和室を、シングルおよび禁煙の洋室に変更

朝食付き

 

変更に伴い、料金も変更しております。

宿泊料金:

消費税:

合計:

 

***様のお越しをスタッフ一同、お待ち申し上げます。

よろしくお願いいたします。

Dear Mr. / Ms. ***,

Thank you for your request to change your reservation. The changes have been made as follows:

Reservation No.:

Changed into a western-style room, single, and non-smoking

With breakfast

 

Making these changes also has changed your total payment.

Room charge:

Tax:

Total:

 

We all are looking forward to seeing you.

Sincerely,

 

満室の連絡

日本語 英語
***様

空き室のお問い合わせを頂き、ありがとうございます。

あいにくご希望の日時は全室満室となっており、大変申し訳ございませんがお部屋のご案内をすることができません。

別の日時をご指定いただければ、再度こちらで確認の上ご連絡いたします。

よろしくお願いいたします。

Dear Mr. / Ms. ***,

Thank you for your enquiry about staying at our hotel.

Unfortunately, we are afraid that all the rooms are booked up on the day of your request.

Could you possibly specify another date for your stay? We will definitely offer another suitable room for you.

Thank you for your kind consideration and we hope it will not prevent you from contacting us again.

 

設備確認

日本語 英語
***様

お世話になっております。お部屋設備のご確認メールをいただき、ありがとうございます。

以下に、ご滞在予定のお部屋の設備につきまして、ご回答申し上げます。

 

シングルルーム

海側の眺め

シャワー、バスルーム、トイレ、キッチン、冷蔵庫付き

禁煙部屋

 

朝食は別途のご注文となります。

空港シャトルバスの発着時間は、フロントにてご確認ください。

 

よろしくお願いいたします。

Dear *** Mr. / Ms. ***,

Thank you for emailing us about the attractions and amenities of the room you have reserved.

The room you have reserved has the following attractions and amenities.

 

Single room

Ocean view

With shower, bathroom, toilet, simple kitchen, and fridge

Non-smoking

 

If you wish to have breakfast, please let us know.

Please check with the reception about the arrival and departure of the airport shuttle bus.

 

Sincerely,

 

別の日程を提案する

日本語 英語
***様

 

滞在のお問い合わせをいただき、ありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、ご希望の日時は満室となっており、ご予約を承ることができません。

*月*日以降であれば、お部屋のご予約が可能となっております。

 

どうぞよろしくお願いいたします。

Dear Mr. / Ms. ***,

 

Thank you for your enquiry about stay at our hotel.

We are terribly sorry that there are no rooms available on the day you would like to stay.

We can offer a suitable room for you on the days after ****.

 

Thank you for your consideration.

 

別の部屋を提案する

日本語 英語
***様

 

滞在のお問い合わせを頂き、ありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、ご希望のお部屋はあいにく満室となっております。ただし、ご希望に沿い、以下のお部屋を案内させていただければと存じます。

 

洋室、ダブルルーム

シャワー、バスルーム、禁煙

朝食なし

 

宿泊料金:***円

 

お支払いは、クレジットカードによる前払いとなっております。キャンセルの場合、当日100%、一週間前までで50%のキャンセル料が発生いたします。

 

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

Dear Mr. / Ms. ***,

 

Thank you four your enquiry about stay at our hotel.

We are terribly sorry that there are no rooms available on the day you would like to stay. However, we would like to offer an alternative room for you as follows:

 

Western-style, double

With shower and bathroom, non-smoking

No breakfast

 

Room charge: *** yen

 

Payment needs to be made in advance with credit card. Your reservation can be cancelled without costs until ***. If cancellation is submitted on the date of your arrival, the cancellation fee of 100% needs to be paid, and 50% is required for one week before the date of your arrival.

 

Thank you for your consideration.

 

前金確認

日本語 英語
***様

 

先日のお問い合わせ、ありがとうございました。現時点で、前金お支払いの確認が当ホテルにて取れておりません。

*月*日までにご入金をいただけない場合、ご予約がキャンセルされてしまいます。お手数ではございますが、今一度ご確認のほどお願いいたします。キャンセルをご希望の場合は、その旨、ご返信ください。

 

どうぞよろしくお願いいたします。

Dear Mr. / Ms. ***,

 

Thank you for your enquiry about our hotel. However, we have not been able to confirm your payment.

If your payment is not confirmed by ***, your reservation will be cancelled. Please check your payment as soon as possible. If you would like to cancel your reservation, please let us know.

 

 

Thank you for your kind consideration.

 

予約完了の連絡

日本語 英語
***様

 

前金のお支払い、ありがとうございます。入金を確認いたしました。

*月*日、チェックイン時刻の午後2時にお待ち申し上げます。

 

どうぞよろしくお願いいたします。

Dear Mr. / Ms. ***,

 

Thank you for your making payment in advance. We have confirmed your payment.

We are looking forward to seeing you on your arrival date, ***, at the check-in time, 2 PM.

 

Sincerely,

 

AIでスムーズな対応を

ホテルや旅館事業者向けに、典型的なメール対応文例を9つ紹介いたしました。各文例を細かく調整することで、よりお客様に訴えるメール文例にすることができます。

でも、そもそも、こういったメールのやりとり自体が面倒だったりリソース取られちゃったりしませんか?メールのやりとりに時間を割かなくても良くなったとしたら、より効率的に働けますよね。

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