ビジネスに特化したチャットや会議ツールが近年増え、ビジネスコミュニケーションも多様化する中ですが、メールによるやり取りはいまだに主流です。
むしろ、コミュニケーション手段が増えるなか、重要なメールをいかに見逃さないかが鍵になってきます。
さらに、SNSの普及に伴い、素早い返信が期待されているため、メールをどのように管理するかは非常に重要です。
そこで、メール管理にどのツールを使うのかが仕事のスムーズな進行を左右することになります。
では、役に立つどのようなメール管理ツールがあるでしょうか？おすすめのツールを6つ揃えてみました。
目次
Outlook
OutlookはMicrosoft が運営する個人情報管理ソフトウェアです。
・電子メール機能の他、予定表・連絡先管理・仕事管理・メモなどの機能も
・拡張性が高い
・保存容量が無制限
メールの振り分けや、フォルダの設定も比較的簡単にできるので、機能をがっつり使いこなしたい人にはぴったりです。
受信メールの振り分けトリガーも細かく設定できるので、重要性にあわせてフォルダに振り分けたり、必要な処理ごとにメールを分けたりすることも可能です。
もちろん他のOffice365ソフトウェアとの互換性も抜群ですし、ビジネスで使用することを想定して作られているので、仕事用メールツールとして文句なしです。
Thunderbird
Mozillaが開発したメールソフト。凛々しい鳥のアイコンが印象的です。
・ファイルの添付忘れ防止機能
・タブ表示機能
・設定が比較的簡単
ファイルの添付忘れ防止は、地味に非常に便利です。
メールの本文を完璧に作成し、先方に送って安心していたら「ファイルが添付されていないようですが…」、なんて事態にはおさらばです！
勿論それだけではなく、Mozillaだからこそ可能なメールアカウント設定の簡略化や、アドレス帳の編集が容易であること、参照しやすいタブ機能やフィルター機能など、魅力はつきません。
eM Client
チェコに本社を置くeM Clientが開発したメールクライアント。
・主要なメールサービスをサポート
・チャット機能
・見やすいUI
カレンダー、タスク管理、連絡先管理、チャットなどの機能も搭載。メールクライアントなのに、チャットにも対応しているので、アプリを大量に開くことなく、すっきりと作業できます。
主要なメールサービスのメールや連絡先の同期のみにとどまらず、各サービスのカレンダーやタスク管理、リマインダー等も同期します。
これまではWindows上で使えるソフトでしたが、MACにも対応するようになり、汎用性がますます広がります。
Gmail (Apple・Android)
Googleが提供するメールサービス。
・ラベル分け
・アーカイブ機能
・大容量ストレージ
@gmail.comを使っている人は多いですが、それだけではありません。Gmail以外のメールアドレスを登録することも可能なので、メールソフトのように利用することもできます。Gmailは各メールに複数のラベルを貼ることができるので、あとで参照しやすいのも特徴です。
アーカイブ機能では、必要でないメールを迅速に処理しつつ、大事なメールをうっかり消去することがないので、安心して作業できます。
Becky! Internet Mail (Windows)
日本製、インターネットのためのメールソフト
・細かいプロファイル設定可能
・リマインダー機能
・スペルチェッカー
1996年の発表以来、メールソフトの定番の座を誇るメールクライアント。マルチアカウント対応や検索機能はもちろん、インポート・エクスポート機能やメーリングリストマネージャ、プラグインでの機能拡張など、痒い所に手が届く機能が揃っています。
業界の先駆者らしく安定したソフトで、なおかつ動作が軽いことから多くの人に選ばれています。オーソドックスな見た目も、だからこそ使いやすく、支持されています。
ThinkOwl（シンクオウル）
ThinkOwlは、AIを搭載した問い合わせ管理ツールです。
スッキリした画面には、必要な情報が整然と収められており、素早く効率的、かつ快適に返信することが可能です。
ワークフローの自動化
メールを自動で分類したり、内容や緊急度に応じて適切な担当者に割り当てたりします。チャットからの問い合わせも、サイト訪問者の行動に応じて、最も適切な担当者へルーティングできます。
これらの返信が終わってからも、一連の流れは大切な履歴です。これら問い合わせ履歴のアーカイブ化も自動で行うことが可能です。
チーム内で共有
メール以外にも、チャットやSNS等、複数チャネルの問い合わせを一画面で把握できます。
チーム内で問い合わせ対応のステータスも共有できるので、対応漏れや重複対応もなく、スムーズな対応が可能になります。
AIで効率化を図る
ThinkOwlのAIは、「自己学習アルゴリズム」により、毎回の動作を学びながら自己最適化するというシンプルな方法で学習し、時が経つほど賢くなっていきます。
効果的に行われた問い合わせ処理を記憶し、次の問い合わせでの最適な返信を考え、提案します。そうして、問い合わせ処理にかかるコストを削減し、迅速かつ的確な回答を実現します。
・回答のサジェスト
・問い合わせの優先順位を教えてくれる
・問い合わせ内容の把握と分類
・担当者へのアサイン
・対応状況のトラッキング
最適なツールで最善の対応を！
ビジネスに役立つメール管理ツールを6つご紹介しました。それぞれの特徴を把握しつつ目的にあったツールを使うなら、メールの優先順位の把握や迅速な返信が可能となります。ひいては、顧客や取引先の満足度向上につながります。
円滑なコミュニケーションは人の努力のうえに成り立つものですが、コミュニケーションを助けるピッタリなツールを使うなら、これまで以上に的確にビジネスの向上を図ることができるかもしれません。
ThinkOwlによる問い合わせ処理を試してみたい方には、30日間の無料お試しも用意されています。この機会にAIを搭載した問い合わせ管理ツールに触れてみるのはいかがでしょうか。